Como líder, puede que quieras hablarlo todo, pero aquí te explico por qué eso podría ser una mala idea.
Tu colega te hace una pregunta razonable.
Podrías tomarte cinco minutos para escribir una respuesta clara. Tienes todo lo necesario para responder bien. Varios compañeros se beneficiarían de leer tu respuesta. Pero en lugar de ello, dices: «Tengamos una llamada.»
Cuando dices esto, a veces lo que realmente quieres decir es: «No quiero hacer el trabajo de aclarar mi propio pensamiento. Y creo que será más fácil pensar en voz alta y responder en una conversación en vivo».
Al mismo tiempo, esto es lo que tus colegas o miembros del equipo podrían pensar (aunque no te lo digan): Si no quieres invertir unos minutos en redactar una respuesta a una pregunta razonable, ¿por qué debería escucharte (sin la posibilidad de apretar el botón para acelerar tu voz 1.5x) mientras te enredas en tiempo real? Fuera de aquí.
En este punto te debes estar preguntando: ¿Estás diciendo que nunca deberíamos tener llamadas?
Para nada. Hay muchas buenas razones para hacer una llamada — como una lluvia de ideas, discutir proyectos, colaborar, recopilar información, transmitir un mensaje donde el tono importa o captar la reacción inmediata de los destinatarios. Si el tema puede generar decenas de mensajes de ida y vuelta y confusión cuando se manda por escrito, claro que deberías hacer una llamada rápida.
El problema no son las llamadas. El problema es usarlas como un recurso por defecto. Muchas veces los líderes asumen que «hacer una llamada» es la solución más rápida; muchas veces no lo es.
Esta es una mejor manera.
Dos formas de responder
Alguien te hace una pregunta. Puedes hacer una de dos cosas:
Opción A
• Dedicas diez minutos a redactar una respuesta útil.
• Tu audiencia tarda unos minutos en leerla; una persona hace una pregunta de seguimiento, pero todos quedan satisfechos.
• Avanzas.
Esto toma, en total, 20 minutos. Al principio puede parecer más trabajo, pero la inversión vale la pena.
Opción B
• No estás seguro de cómo explicar tu idea, pero piensas que será más fácil hacerlo en una llamada.
• Pides a José y a Susana que se unan a una llamada.
• Tú, José y Susana están 30 minutos en una llamada. Esto suma 1.5 horas hombre entre los tres. La mayor parte del tiempo fuiste tú tratando de explicar lo que querías decir, con demasiadas historias y detalles irrelevantes.
• Al final de la reunión, uno de ustedes tiene que redactar una respuesta para que el resto del equipo la lea.
Esto toma dos horas. Evitaste pensar con anticipación, así que luego «pagaste» (con intereses) ese tiempo a través de varios correos para aclarar el punto.
Quizá al principio ahorraste algo de tiempo, pero en total tomó más tiempo para los demás. Esto es ser egoísta. No seas egoísta.
He aquí lo más importante: el verdadero costo no es solo el tiempo, sino también cómo te perciben los demás.
Excusas comunes que deberías dejar de usar
Si eres de los que convoca a demasiadas llamadas, puede que tengas algunas excusas para justificarlo. Quizá estés pensando en ellas ahora mismo. Así que vamos a abordarlas.
Estas son las más comunes:
Excusa #1: «No soy un buen escritor».
Muchas personas sienten eso, por eso prefieren las llamadas, que son un medio más indulgente. En la escritura, es evidente si no logras expresar bien tus ideas. En el habla, hay más margen de error.
Pero hay un problema: cuando optas por hablar en lugar de escribir, muchas veces evitas el trabajo de pensar. Decides pensar mientras hablas y terminas compartiendo ideas incompletas en voz alta.
No importa si no eres un buen escritor. En algún momento tu pensamiento debe suceder — idealmente antes de responder por escrito (Slack, correo), o antes de responder en una llamada. Como emprendedor y líder, te pagan por tu buen juicio. No puedes escapar del trabajo de pensar.
Excusa #2: «Pero tenemos que discutirlo».
Es válido. Pero, ¿realmente están discutiendo? ¿O solo estás formulando tu respuesta en tiempo real?
Muchas veces, cuando decimos que queremos hacer una llamada, puede haber un miedo inconsciente: «No quiero decir algo equivocado. Prefiero discutirlo en grupo, donde nadie en particular es responsable y todos compartimos ideas».
Eso es comprensible. Pero la solución no es hacer una llamada. La solución es responder con precisión. No exageres tu confianza. No presentes una hipótesis como si fuera un hecho.
Puedes hablar con confianza y precisión al mismo tiempo. Una frase que uso mucho para esto es: «Mi idea inicial es X, basada en Y».
Excusa #3: «No quiero obligar a mi equipo a leer un mensaje largo en Slack».
En un curso que doy sobre comunicación ejecutiva, mis estudiantes suelen preguntar: «Este mensaje de Slack parece largo. ¿Sería mejor compartirlo en una llamada?»
Esa no es una buena razón para hacer una llamada.
Ser conciso no significa simplemente ser breve. Que un mensaje tenga más de unas pocas líneas no lo hace «demasiado largo». Ningún mensaje es inherentemente «demasiado corto» o «demasiado largo»; depende del contexto y la calidad del contenido.
Incluso si una respuesta es realmente «demasiado larga» para Slack, hay algo que la mayoría no sabe: puede tomar más tiempo escucharla que leerla.
Las personas pueden leer a su propio ritmo y releer partes clave para entender mejor. Pero solo pueden escucharte a un ritmo fijo. Así que, cuando hablas, el receptor tiene menos control y probablemente se beneficie más de un mensaje escrito.
Excusa #4: «La cultura de nuestra empresa prefiere las reuniones en vivo. A mí me gusta y a mis colegas también».
Esto puede ser cierto, y está bien. Pero pregúntate: ¿es esto verdaderamente cierto? ¿A tus colegas les gustan las llamadas tanto como a ti?
Qué puedes hacer hoy
La próxima vez que alguien te haga una pregunta razonable en Slack y sientas ganas de decir «Hagamos una llamada», detente y pregúntate:
• Si reflexiono un momento, ¿podría dar una respuesta útil?
• ¿Qué puedo compartir por escrito que sirva como base para una conversación en vivo, si decidimos tenerla?
• Si no sé qué decir por escrito, ¿qué diría en una llamada? ¿Podría escribirlo ahora?
El objetivo es entender por qué tendemos a optar por una llamada y ser honestos con nosotros mismos sobre si realmente vale la pena el tiempo de todos.No hagas las cosas por costumbre sin pensar. Mejor, elige la forma más efectiva. Así que antes de agendar otra llamada, date un momento para pensar qué vas a decir. Luego, encuentra la mejor manera (¡para todos!) de expresarlo.
Fuente: Wes Kao/ entrepreneur.com